CRM og Microsoft Business Central: Dynamics 365 Sales, Dataverse eller et uafhængigt CRM

Hvad Business Central selv kan på salgssiden

Business Central er et ERP-system, men det har indbyggede salgsfunktioner: kunder, kontaktpersoner, salgstilbud, ordrer, fakturaer og en enkel registrering af interaktioner og salgsmuligheder. For mange virksomheder med ordrestyret salg, hvor kunden ringer eller skriver og får et tilbud der bliver til en ordre, dækker det en stor del af behovet.

Det Business Central ikke er, er et værktøj sælgere elsker at arbejde i. Pipelineoverblik, aktivitetsstyring, mailintegration, mobil adgang og marketingkobling er svage eller fraværende sammenlignet med et dedikeret CRM. Hvis jeres salg er relationsbaseret med mange møder, lange forløb og behov for at styre aktiviteter, vil sælgerne hurtigt begynde at føre deres egne lister ved siden af, og så har I et skyggesystem.

Start derfor med at afklare om problemet er ordrehåndtering eller salgsstyring. Det første er Business Centrals hjemmebane. Det andet kræver et CRM.

Dynamics 365 Sales: den nærmeste nabo

Microsoft Dynamics 365 Sales er Microsofts eget CRM og den oplagte kandidat for en Business Central-virksomhed. Begge er en del af Dynamics 365-familien, begge lever i Microsofts sky, og de deler brugerstyring, sikkerhedsmodel og integration til Outlook, Teams og resten af Microsoft 365. For sælgeren betyder det at kundekortet, mailen og kalenderen hænger sammen uden tredjepartsapps.

Microsoft leverer en standardintegration mellem Business Central og Dynamics 365 Sales, der synkroniserer kunder, kontaktpersoner, varer, priser, salgsordrer og fakturaer. Den sættes op fra Business Central med en guide, og den lader sælgeren se ordrehistorik og lagerstatus direkte i CRM, og oprette en ordre i Business Central fra en vundet salgsmulighed.

Det er dog ikke en integration man bare tænder. Standardkoblingen har regler for hvilket system der ejer hvilke felter, den skal konfigureres til jeres kontoplan, varestruktur og kundegrupper, og den har sine egne begrænsninger omkring varianter, flere valutaer og tilpassede felter. De fleste virksomheder sætter den op med en Microsoft-partner, og det bør indgå i budgettet.

Dynamics 365 Sales er også et stort system. For en salgsafdeling med en håndfuld sælgere kan det være mere end nødvendigt, både i pris og i kompleksitet. At det passer teknisk til Business Central, betyder ikke automatisk at det passer til jeres organisation.

Dataverse: det der binder det sammen

Dataverse er Microsofts fælles datalag under Dynamics 365-apps og Power Platform. Dynamics 365 Sales gemmer sine data i Dataverse, og integrationen til Business Central kører gennem det. Når I forstår det, forstår I også hvorfor integrationen opfører sig som den gør, og hvad I kan bygge ovenpå.

Fordelen er at alt der kan læse Dataverse, kan læse CRM-data: Power BI til rapportering, Power Automate til automatiseringer, Power Apps til egne små applikationer. Har I allerede Power Platform i huset, får I en infrastruktur frem for en integration.

Ulempen er at Dataverse har sin egen licensmodel, sin egen kapacitetsgrænse og sin egen læringskurve. Omkostninger til lagerplads og til brugere der kun skal se data i en Power App, kan overraske. Bed partneren om en fuld oversigt over licenser til både Sales, Dataverse og Power Platform før I beslutter noget, og læs vores prisguide om skjulte omkostninger.

Alternativer med konnektorer til Business Central

Det er ikke givet at en Business Central-virksomhed skal vælge Microsofts CRM. Flere uafhængige systemer har konnektorer, og for mindre salgsorganisationer kan de være både billigere og enklere.

HubSpot har en kobling til Business Central via sin app-markedsplads, typisk leveret af en tredjepart, og det samme gælder Pipedrive og Zoho CRM. SuperOffice og Lime CRM har nordiske partnere der har bygget Business Central-konnektorer, fordi netop den kombination er almindelig i Skandinavien. Salesforce kan kobles via partnerbyggede integrationer eller iPaaS, men her er I ude i et projekt af samme størrelse som Dynamics-koblingen.

Fælles for alternativerne er at konnektoren vedligeholdes af en tredjepart, at den synkroniserer et afgrænset sæt af objekter, typisk kunder, kontakter, varer og fakturaer, og at tilpasninger koster. Spørg om konnektoren er certificeret til den version af Business Central I kører, især hvis I stadig er på en lokalt installeret version og ikke i skyen. Spørgsmålene står i integrationsguiden.

Som altid lover vi ikke at en konkret konnektor findes eller virker på jeres opsætning. Kontrollér Microsofts AppSource og CRM-leverandørens markedsplads, og få en reference fra en virksomhed der kører samme kombination.

Hvem ejer hvad: felter og retning

Uanset hvilket CRM I vælger, skal ejerskabet af data besluttes før integrationen tændes. Det almindelige mønster for Business Central er, at ERP'et ejer kundenummer, faktureringsadresse, betalingsbetingelser, varer, priser, lager og alt om ordrer og fakturaer, mens CRM ejer kontaktpersoner, salgsmuligheder, aktiviteter og marketingsamtykke.

Kunden oprettes typisk i CRM som kundeemne og bliver til en debitor i Business Central når første ordre skal laves. Herefter flyder stamdata fra Business Central til CRM. Tovejssynkronisering af adresser er muligt i standardkoblingen, men vi anbefaler at begrænse den, af samme grund som i de andre økonomiguider: to skrivere giver konflikter.

Varer og priser skal altid komme fra Business Central. Prislister, rabatstrukturer og kundespecifikke aftaler er noget af det mest komplekse i et ERP, og et CRM kan sjældent gengive dem fuldt. Lav tilbud i CRM med varer og listepriser derfra, men lad den endelige ordre og pris beregnes i Business Central.

Hvornår ERP'ets eget CRM-modul er nok

Der er situationer hvor svaret er at blive i Business Central. Hvis salget er ordrestyret og reaktivt, hvis de fleste kunder er faste og køber igen uden et salgsforløb, hvis sælgerne i forvejen arbejder i Business Central med ordrer, og hvis I ikke har brug for marketingautomation eller pipelineprognoser, så kan Business Centrals salgsfunktioner suppleret med Outlook-integrationen dække behovet.

Det gælder især produktions- og engrosvirksomheder, hvor kundeforholdet lever i ordrer og leverancer frem for i møder og tilbud. Vi beskriver den type virksomhed i CRM til produktion og engros.

Tegnene på at det ikke er nok, er når sælgerne fører egne lister i regneark eller Outlook, når ledelsen ikke kan få et pipelineoverblik, når nye kundeemner falder mellem stolene fordi de ikke er debitorer endnu, og når marketing og salg ikke kan dele data. Så er det tid til et CRM, og så er spørgsmålet kun hvilket.

Beslutningen: tre typiske udfald

I praksis ender Business Central-virksomheder i ét af tre scenarier, og det kan hjælpe at kende dem på forhånd.

• Bliv i Business Central: ordrestyret salg, få sælgere, ingen marketingbehov. Billigst, og ingen integration at vedligeholde. Risiko: skyggesystemer hos sælgerne.
• Dynamics 365 Sales med standardintegration: mellemstor eller større salgsorganisation, allerede på Microsoft 365, eventuelt Power Platform i huset, budget til partner. Dyrest, men mest sammenhængende.
• Uafhængigt CRM med konnektor: mindre salgsorganisation der vil have et enkelt, sælgervenligt værktøj, og som kan leve med et afgrænset sæt synkroniserede objekter. Billigere i licens, men en tredjepart ejer koblingen.

Sådan kommer I videre

Skriv ned hvilke data sælgerne reelt har brug for fra Business Central i dagligdagen. Oftest er det ordrehistorik, åbne ordrer, betalingsstatus og lagerstatus på få nøglevarer. Alt derover er rart men ikke nødvendigt, og listen afgør hvor tung en integration I har brug for.

Tag derefter samtalen med jeres Business Central-partner, men ikke kun med dem. Partnere har en naturlig tilbøjelighed til at anbefale Dynamics 365 Sales, fordi det er det de kender og implementerer. Få også et bud fra et uafhængigt CRM med en konnektor, og sammenlign de to på samme grundlag. Sammenligningen på dette site er redaktionel; sender I en henvendelse, kan den blive formidlet til en udvalgt samarbejdspartner, der kontakter jer.

Og uanset valget: planlæg implementeringen som beskrevet i implementeringsguiden, med datarens, ejerskab og én integration ad gangen. Business Central-data er typisk velholdte, men kontaktpersoner og salgshistorik fra sælgernes egne lister er det sjældent.