Datacenter og region
Det fysiske sted, hvor jeres CRM-data opbevares. Region i EU gør GDPR-arbejdet enklere, men ejerskab og support kan stadig betyde adgang fra lande uden for EU.
Når en leverandør siger, at systemet kører i skyen, ligger data et konkret sted. Mange leverandører lader jer vælge en region, fx EU (ofte Frankfurt, Dublin eller Amsterdam) eller USA, når I opretter kontoen. Valget kan sjældent ændres bagefter uden en migrering, så det skal tages fra start.
Et eksempel: En producent af medicoudstyr i Nordsjælland har kunder på hospitaler og skal kunne svare på indkøbsafdelingernes spørgeskemaer om datasikkerhed. At kunne skrive, at CRM-data ligger i et datacenter i EU, og at leverandøren har en underdatabehandlerliste, der kan fremvises, sparer timer i hver udbudsrunde. Hvis data lå i USA, skulle de forklare overførselsgrundlaget hver gang.
Når I vælger system, skal I spørge direkte: Hvor ligger data, kan vi vælge EU, og gælder det også backup, logfiler og supportadgang? Det sidste er vigtigt, fordi en leverandør med hovedsæde uden for EU kan have supportmedarbejdere, der tilgår data fra andre lande, selv om selve databasen står i Europa. Det er ikke nødvendigvis et problem, men det skal stå i databehandleraftalen.
Vær også opmærksom på, at tillægsmoduler og integrationer kan have deres egne regioner. Et EU-hostet CRM-system med et e-mail-sporingsværktøj hostet i USA er en blandet løsning, og det er den I skal kunne forklare.
Beslægtede begreber
- DatabehandleraftaleDen aftale, der skal være på plads mellem jer og CRM-leverandøren, før leverandøren må behandle jeres kunders personoplysninger. Den er et krav efter GDPR, ikke en formalitet I kan springe over.
- DataansvarligDen virksomhed, der bestemmer formål og midler for behandlingen af personoplysninger. Når I bruger et CRM-system, er I dataansvarlige for jeres kunders data, og leverandøren er databehandler.
- SSO og 2FASingle sign-on lader medarbejderne logge ind med deres almindelige arbejdskonto, og tofaktorgodkendelse kræver en ekstra bekræftelse. Begge dele beskytter jeres kundedata mod uvedkommende.
- TillægsmodulFunktioner, der ikke er med i grundlicensen, men kan købes til: fx marketing, kundeservice, CPQ eller avanceret rapportering. Tillæggene kan fordoble prisen, så de skal med i regnestykket fra start.