E-mail-sporing

E-mail-sporing dækker to ting, som ofte blandes sammen. Den ene er logning: at mails sendt fra Outlook eller Gmail automatisk lægges på den rette kontakt i CRM-systemet, så historikken er komplet. Den anden er sporing af adfærd: at systemet registrerer, når modtageren åbner mailen eller klikker på et link. Den første del er næsten altid værdifuld. Den anden skal I tage stilling til.

Et eksempel: En leverandør af kontorinventar til erhverv sender et tilbud til en indkøbschef i Kolding. Med logning kan kollegaer se tilbuddet på kundekortet, hvis sælgeren bliver syg. Med åbningssporing kan sælgeren se, at tilbuddet er åbnet tre gange onsdag morgen, og ringe på et tidspunkt, hvor kunden tydeligvis arbejder med det. Det er effektivt, men kunden har ikke bedt om at blive overvåget.

Når I vælger system, skal I kigge på, hvordan logningen fungerer i praksis. Virker den med jeres mailsystem (Microsoft 365 eller Google Workspace)? Kræver den et plugin på hver medarbejders maskine, eller kører den centralt? Kan sælgeren vælge, hvilke mails der logges, så private og interne mails holdes ude? Og kan I slå åbningssporing fra, hvis I beslutter, at det ikke passer til jeres kunder?

GDPR-mæssigt kræver åbnings- og kliksporing, at I har et grundlag og informerer om det, typisk i jeres privatlivspolitik. Mange danske B2B-virksomheder vælger kun logning og lader sporingen være. Det er et legitimt valg, og det bør være muligt i det system I vælger.