CRM og Dinero: sådan kobler I salg og regnskab i en mindre virksomhed

Hvem bruger Dinero, og hvad det betyder for CRM-valget

Dinero er bygget til virksomheder uden bogholderiafdeling. Ejeren eller en enkelt medarbejder laver fakturaerne selv, og regnskabet skal være så enkelt som muligt. Det samme gælder ofte CRM-behovet: en overskuelig pipeline, kundekort med historik og en kalender der hænger sammen med mailen. Vores guide til CRM til små virksomheder gennemgår de systemer der passer til den størrelse.

Konsekvensen for integrationen er at I sjældent har brug for det fulde flow med fakturakladder og varekartotek. Det I har brug for, er at kunden oprettes ét sted og findes begge steder, og at I kan se om en faktura er betalt uden at skifte system. Alt derover er ofte mere besvær end gevinst i en virksomhed med få fakturaer om måneden.

Hvad der kan synkroniseres

Dinero har et API, og de dataobjekter der typisk er relevante for CRM, er kontakter, fakturaer og betalingsstatus. Varer kan også hentes, men det er sjældent nødvendigt i små virksomheder der sælger timer eller få faste ydelser.

Hvordan integrationen typisk bygges: via tredjepart

De færreste CRM-systemer har en indbygget Dinero-kobling. De fleste virksomheder bygger den derfor på en integrationsplatform som Zapier eller Make, hvor Dinero og de fleste CRM-systemer findes som færdige byggeklodser. En regel kan lyde: når en salgsmulighed i CRM markeres som vundet, så opret en kontakt i Dinero med disse felter, og skriv Dineros id tilbage i dette CRM-felt. En anden: når en faktura i Dinero betales, så opdater dette felt på kunden i CRM.

Det virker, og det kan sættes op uden udvikler på en eftermiddag. Men I ejer vedligeholdelsen. Hvis et felt omdøbes i CRM, eller hvis Dinero ændrer sit API, stopper reglen, ofte uden anden besked end en mail fra platformen. Sæt derfor en månedlig påmindelse om at kontrollere at reglerne stadig kører, og hold antallet af regler lavt.

Nogle CRM-systemer med dansk fokus, for eksempel webCRM, har eller har haft direkte apps til danske økonomisystemer. Nogle bogholderi- og integrationsbureauer sælger desuden færdige koblinger mellem Dinero og udvalgte CRM'er. Vi kan ikke love hvad der findes på et givet tidspunkt; kontrollér Dineros egen oversigt over integrationer og CRM-leverandørens markedsplads, og stil de spørgsmål til leverandøren vi anbefaler.

Hvornår I bør lade være

Integration er ikke altid svaret. Har I færre fakturaer om måneden end I kan tælle på to hænder, og er det den samme person der sælger og fakturerer, så er gevinsten ved automatik lille, og risikoen for stille fejl er den samme som i en større virksomhed. En månedlig eksport fra Dinero af omsætning pr. kunde, som I importerer i CRM eller bare slår op, kan være fuldt tilstrækkeligt.

Tegnene på at I bør integrere, er når flere personer har brug for at kende betalingsstatus, når kunder oprettes dobbelt med forskellige stavemåder, eller når I bruger tid hver uge på at kopiere oplysninger mellem de to systemer. Så betaler opsætningen sig hurtigt.

Faldgruber: dubletter og moms

Dubletter opstår når begge systemer har kunder før koblingen starter, og når to regler kan oprette den samme kontakt. Match jeres eksisterende kunder på CVR-nummer før første kørsel, og lad kun ét udløsende trin oprette kontakter i Dinero. Lad aldrig både vundet salg og nyt tilbud udløse oprettelse; så får I to kontakter pr. kunde.

Moms bliver et problem hvis I lader CRM oprette fakturakladder. Priser i CRM skal være eksklusive moms, og kunder med særlige momsforhold, for eksempel i udlandet, skal have deres opsætning fra Dinero, ikke fra sælgeren. Vores anbefaling for Dinero-brugere er at springe fakturaoprettelse fra CRM over og nøjes med at vise fakturaer og betalingsstatus. Det fjerner momsrisikoen helt.

Vær også opmærksom på privatkunder. Hvis I sælger til private, indeholder Dinero personoplysninger, og de flyder nu gennem en integrationsplatform. Platformen bliver databehandler for jer og skal have en databehandleraftale. Se CRM og GDPR.

Dinero og e-conomic: hvad forskellen betyder for jer

Dinero og e-conomic hører i dag til samme koncern, men er to forskellige produkter med hver sit API og hver sit udbud af færdige koblinger. e-conomic er bredere udbredt blandt virksomheder med bogholder og revisor, og har historisk et større udvalg af CRM-apps. Dinero har færre direkte koblinger og læner sig mere på integrationsplatforme.

Står I foran at vælge både CRM og økonomisystem, så vælg økonomisystemet ud fra jeres regnskabsbehov og revisorens anbefaling først, og lad integrationen være et sekundært kriterium. Et CRM kan skiftes relativt nemt; et skifte af økonomisystem midt i et regnskabsår er noget andet. Begge dele kan dog kobles med rimelig indsats, så lad ikke integrationsfrygt bestemme valget.

Trin for trin: en typisk opsætning

Her er den rækkefølge der oftest fungerer for en mindre virksomhed med Dinero og et skybaseret CRM. Hele den bredere plan står i implementeringsguiden.

• Ryd op i kundelisten i begge systemer og match på CVR-nummer. Skriv Dineros kontakt-id ind i et felt på kunden i CRM.
• Opret ét felt i CRM til Dinero-id og ét til betalingsstatus eller seneste faktura.
• Byg reglen vundet salg i CRM giver ny kontakt i Dinero, kun hvis Dinero-id er tomt.
• Byg reglen betalt faktura i Dinero opdaterer kunden i CRM.
• Test med en fiktiv kunde og slet den bagefter i begge systemer.
• Sæt en månedlig påmindelse om at kontrollere at reglerne kører, og hvem der har ansvaret.
• Få en databehandleraftale med integrationsplatformen på plads, før rigtige data flyder.

Hvad I skal spørge om, hvis I køber en færdig kobling

Køber I en færdig Dinero-kobling fra en CRM-leverandør eller et bureau, så bed om svar på skrift på hvad der synkroniseres og i hvilken retning, hvor ofte, hvad der sker ved dubletter, hvem der supporterer koblingen, hvad den koster ud over CRM-licensen, og om der er en databehandleraftale. Bed også om at se en log over fejlede synkroniseringer, så I ved hvordan I opdager at noget er gået galt. Den fulde liste står i CRM og jeres andre systemer.

Og vurder prisen i forhold til arbejdet. Hvis koblingen koster mere om måneden end den tid den sparer, er regnearket det rigtige svar, i hvert fald det første år. Vi gennemgår den slags afvejninger i prisguiden.