CRM og e-conomic: hvad I bør synkronisere, og hvad I bør lade være

Hvorfor koble CRM og e-conomic

Gevinsten ligger tre steder. For det første slipper bogholderiet for at oprette kunder manuelt, når en sælger har vundet et salg; kundestamdata overføres fra CRM med adresse, CVR og kontaktperson. For det andet kan sælgeren se fakturaer og betalingsstatus på kundekortet uden at spørge, og kan dermed undgå at sende et nyt tilbud til en kunde med forfaldne fakturaer. For det tredje bliver omsætning pr. kunde tilgængelig i CRM, så segmentering, prioritering og rapportering kan bygge på faktiske tal frem for på sælgerens skøn.

Modsat er der ikke meget at hente ved at sende salgsmuligheder, aktiviteter og noter til e-conomic. Økonomisystemet skal kende kunder, varer og fakturaer, ikke pipelinen. Hold integrationen smal og konkret.

Hvad der typisk synkroniseres

De fleste færdige integrationer dækker tre dataobjekter, og I bør tage stilling til hvert af dem.

Retning: hvem ejer hvad

Den vigtigste beslutning er hvilket system der må ændre hvert felt. Vores anbefaling for de fleste virksomheder er enkel. CRM ejer kontaktpersoner, salgsmuligheder, aktiviteter og den første oprettelse af kunden. e-conomic ejer kundenummer, faktureringsadresse, betalingsbetingelser, varer, priser og alt der har med fakturaer og betalinger at gøre.

Det giver en integration hvor kunden oprettes fra CRM mod e-conomic én gang, og hvor alt derefter flyder fra e-conomic mod CRM. Tovejssynkronisering af kundestamdata lyder tiltalende men er kilden til de fleste problemer, fordi bogholderiet retter adressen efter et faktureringsproblem, samtidig med at sælgeren retter den efter et møde, og integrationen må vælge en vinder.

Dokumentér beslutningen i en simpel tabel med ét felt pr. række og ét ejersystem pr. felt, og hold den opdateret. Når nogen om et år spørger hvorfor adressen i CRM ikke må rettes, er det jeres svar.

Faldgrube: dubletter

Dubletter opstår næsten altid i det øjeblik integrationen tændes første gang, fordi begge systemer allerede har kunder. Hvis CRM har kunden som Virksomhed ApS og e-conomic har den som Virksomhed ApS, Att. Bogholderiet, kan integrationen ikke se at det er den samme, og opretter en ny i det ene system.

Løsningen er at matche før I tænder. Eksportér kundelisterne fra begge systemer, match dem på CVR-nummer hvor det findes, og dernæst på navn og postnummer. Skriv e-conomics kundenummer ind på de matchede kunder i CRM, før synkroniseringen starter. De kunder der kun findes i ét system, tager I stilling til enkeltvis: skal de oprettes i det andet, eller er de inaktive?

Beslut også hvad der sker når en sælger opretter en kunde i CRM der allerede findes i e-conomic. Gode integrationer tjekker på CVR før oprettelse og advarer. Dårlige opretter bare. Spørg leverandøren hvordan deres kobling opfører sig.

Koncernstrukturer kræver særlig opmærksomhed. Flere afdelinger med samme CVR og separat fakturering kan være én kunde i CRM og flere i e-conomic eller omvendt. Beslut det inden I matcher, ikke efter.

Faldgrube: moms, priser og varelinjer

Hvis integrationen opretter fakturakladder fra CRM, skal moms behandles rigtigt. Problemerne opstår når tilbud i CRM laves med priser inklusive moms og e-conomic forventer eksklusive, når en kunde i udlandet skal have en anden momskode end en dansk, eller når varelinjer uden varenummer sendes til et system der kræver det. Resultatet er fakturakladder bogholderiet skal rette i hånden, og så er gevinsten væk.

Hold jer til én regel: CRM arbejder i priser eksklusive moms, og momsbehandlingen afgøres af kundens opsætning i e-conomic, ikke af sælgeren. Rabatter skal være en linje eller en procent som e-conomic forstår, ikke en fri tekst. Og lad bogholderiet godkende kladden før den bogføres; integrationen skal spare indtastning, ikke erstatte kontrollen.

Tag en snak med jeres revisor eller bogholder om hvilke kontoplaner og momskoder der er i spil, inden I slår fakturaoprettelse til. Det tager en halv time og sparer måneders rettelser.

Hvilke CRM-systemer har typisk en app til e-conomic

Fordi e-conomic er så udbredt i Danmark, har systemer med dansk eller nordisk fokus ofte en direkte kobling. webCRM og SuperOffice har historisk henvendt sig til netop det marked, og Lime CRM og Upsales ligeså fra svensk side. Internationale systemer som HubSpot, Pipedrive og Zoho CRM kobles typisk via en tredjepartsapp fra deres markedsplads eller via en iPaaS-løsning. For Salesforce og Microsoft Dynamics 365 Sales vil koblingen oftest være bygget af en partner.

Vi lover ikke at en bestemt kobling findes eller virker på jeres opsætning. Markedspladser ændrer sig, apps forsvinder, og e-conomics egen app-oversigt er det sted I bør kontrollere det aktuelle udbud. Spørg altid om koblingen er bygget af CRM-leverandøren, af e-conomic eller af en tredjepart, og hvem der supporterer den. Spørgsmålene står i integrationsguiden.

Sådan tester I før go-live

Brug e-conomics mulighed for en testaftale, eller aftal med bogholderiet at teste på rigtige data i et vindue hvor de kan rydde op bagefter. Gennemløb disse scenarier og kontrollér resultatet i begge systemer.

• Opret en ny kunde i CRM, vind en mulighed og kontrollér at kunden lander rigtigt i e-conomic med CVR, adresse og betalingsbetingelser.
• Opret en kunde i CRM der allerede findes i e-conomic, og se om integrationen advarer eller laver en dublet.
• Ret en adresse i e-conomic og kontrollér at den opdateres i CRM, og at en rettelse i CRM ikke overskriver den.
• Bogfør en faktura i e-conomic og kontrollér at den vises på kundekortet med rigtig status og beløb.
• Registrér fakturaen som betalt og mål hvor lang tid det tager før CRM viser det.
• Opret en fakturakladde fra et tilbud med rabat og med en udenlandsk kunde, og lad bogholderiet vurdere kladden.
• Slå integrationen fra og til igen, og kontrollér at intet dubleres.

Spørgsmål til bogholderen før I går i gang

Integrationen berører bogholderiets arbejde direkte, og de kender fælderne i jeres regnskab. Afklar hvem der må oprette kunder i e-conomic efter integrationen; hvilke kundegrupper og betalingsbetingelser nye kunder skal have som standard; om der er kunder med særlige momsforhold; om EAN-numre og offentlige kunder kræver ekstra felter; og hvordan de vil have besked når integrationen opretter noget. Skriv svarene ind i jeres implementeringsplan, der er beskrevet i implementeringsguiden.

Husk databehandleraftalen. Når kundedata flyder gennem en tredjepartsapp eller en integrationsplatform, er den tredjepart databehandler for jer og skal være omfattet af en aftale. Se CRM og GDPR.