Rollebaseret adgang

Rollebaseret adgang betyder, at rettigheder knyttes til en rolle i stedet for til hver enkelt person. En sælger kan se og redigere egne kunder, en salgschef kan se alle kunder i sit team, en administrator kan ændre felter og faser, og en bogholder kan se fakturaoplysninger men ikke redigere muligheder. Når en ny medarbejder starter, får hun en rolle, og rettighederne følger med.

Et eksempel: En grossist med sælgere i hele landet har haft problemer med, at sælgere overtog hinandens kunder, og at en praktikant ved en fejl slettede et felt, alle brugte. Med roller får sælgerne kun redigeringsret til egne konti, salgschefen kan omfordele, og kun to personer kan ændre systemets opsætning. Fejlene stopper, og sælgerne stoler igen på, at deres data står, som de efterlod dem.

Når I vælger system, skal I se efter, hvor fint adgangen kan styres: pr. objekt (konti, kontakter, muligheder), pr. felt (fx skjule rabatsatser for nogle) og pr. post (egne, teamets eller alles). Se efter, om roller er med i de billigere planer, for flere leverandører gemmer avanceret adgangsstyring i de dyre. Og se efter, om der er en log over, hvem der har ændret rettigheder.

GDPR-mæssigt er adgangsstyring en del af kravet om passende sikkerhed. Alle behøver ikke se alt, og kan I vise, at adgangen er begrænset til dem, der har brug for den, står I bedre, hvis noget går galt.