Workflow-automatisering
Regler i CRM-systemet, der udfører handlinger automatisk: Når X sker, så gør Y. Fjerner rutinearbejde og sikrer, at ting ikke glemmes, men kræver en klar proces at automatisere.
Workflow-automatisering er CRM-systemets hvis-så-regler. Når en mulighed flyttes til tilbud sendt, opret en opfølgningsopgave om fem dage. Når et lead oprettes fra hjemmesiden med postnummer i Jylland, tildel det til sælger A. Når en mulighed har ligget tredive dage uden aktivitet, send en besked til salgschefen. Når en handel vindes, send en velkomstmail og opret en opgave til levering.
Et eksempel: Et firma, der udlejer byggemaskiner til entreprenører, havde et tilbagevendende problem: Tilbud blev sendt, men ikke fulgt op. De indfører én regel i CRM-systemet: Hver gang et tilbud sendes, oprettes en opkaldsopgave fire dage senere, og hvis opgaven ikke er løst efter syv dage, får salgschefen besked. Opfølgningsgraden stiger, ikke fordi sælgerne er blevet bedre, men fordi systemet husker for dem.
Når I vælger system, skal I se efter, om automatisering er med i den plan I overvejer, og hvor mange regler I må have, for begge dele er ofte begrænset i de billige planer. Se efter, om reglerne kan bygges uden kode i en grafisk flade. Om de kan udløses af både felt-ændringer, tid og indgående data. Og om der er en log, så I kan se, hvad der er kørt, når noget uventet sker.
Start med få regler, der løser kendte problemer. Automatisering af en uklar proces giver bare uklarhed i højere tempo. Og hav én person, der ejer reglerne, for ellers bygger alle hver sine, og ingen tør slette dem.
Beslægtede begreber
- SalgsfaseEt trin i salgsprocessen, fx behov afdækket eller tilbud sendt, som en mulighed bevæger sig igennem. Faserne skal afspejle jeres proces, ikke leverandørens standard.
- SekvenserForudplanlagte rækker af mails, opkald og opgaver, som en sælger sætter en kontakt på, så opfølgningen sker automatisk eller med påmindelser. Salgets svar på marketing-automation.
- WebhookEn besked, CRM-systemet sender til et andet system i samme øjeblik noget sker, fx når en mulighed vindes. Modstykket til at det andet system selv skal spørge med jævne mellemrum.
- PipelineOversigten over alle åbne muligheder fordelt på salgsfaser, ofte vist som kolonner på en tavle. Pipelinen er det daglige arbejdsbillede for sælgere og salgschef.